Шаблон карты процессов ИСО 9001 — скачать DOCX

Шаблон карты процессов ИСО 9001 (ISO 9001:2015) — скачать бесплатно

Раздел 4.4 стандарта ИСО 9001 (ISO 9001:2015) требует, чтобы организация определила процессы системы менеджмента качества (СМК), их последовательность и взаимодействие. Карта процесса — основной документ, который закрывает это требование: она фиксирует входы, выходы, ресурсы, показатели и владельца каждого процесса на одном листе. На сертификационном аудите по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 аудитор первым делом просит реестр процессов и карты ключевых из них — без них невозможно подтвердить процессный подход (п. 0.3). Этот шаблон в формате DOCX построен на Turtle-диаграмме (диаграмме «черепаха») — стандартном формате описания процесса, который применяют органы по сертификации. В шаблон уже заложена структура «вход → процесс → выход» с боковыми блоками ресурсов, методов и показателей, а также три примера заполнения реальных процессов: закупки, производство и управление персоналом.

Что такое карта процесса в ИСО 9001 (раздел 4.4)

Карта процесса — это графическое и табличное описание одного процесса СМК, которое отвечает на шесть вопросов: что поступает на вход, что получается на выходе, кто отвечает, какие ресурсы нужны, как измеряется результат и какие риски существуют. Пункт 4.4.1 стандарта ИСО 9001 (ISO 9001:2015) перечисляет, что организация должна определить для каждого процесса: требуемые входы и ожидаемые выходы (п. 4.4.1 a), последовательность и взаимодействие процессов (п. 4.4.1 b), критерии и методы результативности (п. 4.4.1 c), необходимые ресурсы (п. 4.4.1 d), распределение ответственности (п. 4.4.1 e), риски и возможности (п. 4.4.1 f).

Карта процесса — это инструмент, переводящий эти требования в один рабочий документ. Без неё компания вынуждена доказывать аудитору процессный подход устно, что почти всегда заканчивается замечанием. С картой аудитор видит логику процесса за тридцать секунд: откуда берётся работа, во что превращается, кто владелец, как понять, что процесс результативен.

Пункт 4.4.2 добавляет требование документированной информации: организация должна поддерживать документированную информацию для обеспечения функционирования процессов. Набор карт процессов как раз и есть эта документированная информация. Стандарт не предписывает конкретную форму — допустимы блок-схемы, таблицы, диаграммы SIPOC или Turtle. Turtle-диаграмма выбрана для шаблона потому, что она компактна, читается аудитором без пояснений и охватывает все шесть требований п. 4.4.1 одновременно.

Turtle-диаграмма (черепаха) — стандартный формат карты процесса

Turtle-диаграмма получила название из-за визуального сходства с черепахой: в центре — «тело» (название и суть процесса), слева вход, справа выход, а четыре «ноги» по углам отвечают на вопросы «чем», «как», «кто» и «сколько». Этот формат применяют аудиторы IATF и органы по сертификации ИСО 9001, потому что он за один взгляд показывает результативность процесса.

Шаблон содержит готовую Turtle-диаграмму, нарисованную средствами Word (таблица с шестью блоками), которую достаточно заполнить под свой процесс. Под диаграммой размещена таблица рисков и возможностей процесса — это закрывает требование п. 4.4.1 f), которое часто упускают, ограничиваясь только входами и выходами.

Элементы карты процесса: входы, выходы, ресурсы, KPI, владелец, риски

Полноценная карта процесса по ИСО 9001 включает обязательный набор элементов. Пропуск любого из них даёт аудитору основание для замечания.

Владелец процесса. Конкретная должность (не «отдел»), отвечающая за результативность процесса и наделённая полномочиями выделять ресурсы. Например, владелец процесса «Закупки» — начальник отдела снабжения, а не «служба логистики». Назначение владельца — требование процессного подхода (п. 0.3.1).

Входы. Всё, что запускает процесс: заявки, сырьё, договоры, данные, результаты предыдущего процесса. Входы должны быть прослеживаемы — у каждого входа есть источник (внешний поставщик или другой процесс СМК).

Выходы. Результат процесса, передаваемый потребителю — внешнему или внутреннему. Выход одного процесса становится входом следующего: выход «Закупок» (поставленные материалы) — вход «Производства».

Ресурсы. Оборудование, инфраструктура, ПО, измерительные приборы, персонал с нужными компетенциями. Здесь карта связывается с разделом 7.1 ИСО 9001 (ресурсы) и матрицей компетенций.

Показатели результативности (KPI). Минимум один измеримый показатель на процесс с целевым значением и периодичностью замера. Без KPI невозможно подтвердить п. 4.4.1 c) — критерии и методы для обеспечения результативности.

Риски и возможности. Что может пойти не так в процессе и какие возможности для улучшения существуют (п. 4.4.1 f и раздел 6.1). Например, для закупок риск — срыв сроков поставки, возможность — переход на электронные торги.

Что включено в шаблон

Шаблон представляет собой документ DOCX из четырёх частей, готовых к заполнению.

Часть 1 — Реестр процессов СМК. Таблица со списком всех процессов организации, разделённых на три группы: процессы управления (анализ со стороны руководства, управление рисками), основные процессы (закупки, производство, продажи, отгрузка), процессы обеспечения (управление персоналом, инфраструктура, метрология). Для каждого процесса указан владелец и ссылка на его карту.

Часть 2 — Карта процесса (Turtle-диаграмма). Готовый шаблон одной карты с шестью блоками черепахи, блоком владельца и таблицей рисков. Этот лист копируется столько раз, сколько процессов в реестре.

Часть 3 — Схема взаимодействия процессов. Блок-схема, показывающая, как выход одного процесса становится входом другого (требование п. 4.4.1 b — последовательность и взаимодействие). Закрывает вопрос аудитора «покажите, как ваши процессы связаны».

Часть 4 — Три заполненных примера. Готовые карты процессов «Закупки», «Производство» и «Управление персоналом» — образец для адаптации под свою компанию.

Примеры заполнения карты процесса

Процесс «Закупки»

Процесс «Производство»

Процесс «Управление персоналом»

Как пользоваться шаблоном

1. Скачайте файл DOCX и откройте в Microsoft Word или LibreOffice Writer.
2. Заполните реестр процессов (Часть 1). Перечислите все процессы СМК, разделив их на управляющие, основные и обеспечивающие. Рекомендуемое количество для среднего предприятия — 8-15 процессов. Не дробите слишком мелко: «приём заявки» и «обработка заявки» — это шаги одного процесса, а не два процесса.
3. Назначьте владельца каждому процессу — конкретную должность с полномочиями выделять ресурсы и отвечать за KPI.
4. Скопируйте карту процесса (Часть 2) под каждый процесс из реестра. Заполните шесть блоков Turtle-диаграммы и таблицу рисков. Начните с основных процессов — их аудитор проверяет в первую очередь.
5. Определите KPI для каждого процесса: минимум один измеримый показатель с целевым значением. Свяжите KPI с целями в области качества (п. 6.2).
6. Постройте схему взаимодействия (Часть 3): соедините выходы и входы процессов стрелками. Проверьте, что у каждого процесса есть источник входа и потребитель выхода.
7. Согласуйте карты с владельцами процессов и утвердите у представителя руководства по качеству. Карты — часть документированной информации СМК (п. 4.4.2), их версии и даты пересмотра подлежат управлению по разделу 7.5.

Связь карт процессов с реестром процессов и процессным подходом

Карта процесса — не самостоятельный документ, а элемент системы. Над картами стоит реестр процессов (общий перечень), под ними — процедуры и рабочие инструкции, которые детализируют, как именно выполняется процесс. Эта иерархия реализует процессный подход — фундаментальный принцип ИСО 9001 (п. 0.3).

Процессный подход означает управление организацией как системой взаимосвязанных процессов, а не разрозненных функций. Реестр процессов даёт общую картину, карта каждого процесса фиксирует его параметры, а схема взаимодействия показывает, как выход одного процесса питает другой. Вместе они дают аудитору и руководству целостное представление о СМК.

Карты процессов напрямую связаны с другими элементами стандарта. Показатели результативности из карт агрегируются в цели в области качества (п. 6.2). Риски процессов из Turtle-диаграмм входят в реестр рисков (п. 6.1). Ресурсы и компетенции из карт основываются на матрице компетенций (п. 7.2). Поэтому карту процессов разрабатывают не изолированно, а в связке с целями качества, реестром рисков и матрицей компетенций — все эти документы ссылаются друг на друга и проверяются аудитором как единое целое.

Применяя цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) к каждому процессу, организация замыкает управление: планирование (карта и KPI) → выполнение (по процедурам) → проверка (мониторинг показателей) → улучшение (корректирующие действия по п. 10.2). Карта процесса — это и есть фаза «Plan», документированная и проверяемая.

Часто задаваемые вопросы

Чем карта процесса отличается от блок-схемы?

Блок-схема показывает только последовательность действий внутри процесса — шаги и переходы. Карта процесса по ИСО 9001 шире: она фиксирует входы, выходы, владельца, ресурсы, KPI и риски, то есть отвечает на все требования п. 4.4.1. Блок-схема может быть частью карты (раздел «как выполняется процесс»), но сама по себе не закрывает требования стандарта к описанию процессов СМК.

Обязательна ли Turtle-диаграмма по ИСО 9001?

Нет, стандарт ИСО 9001 (ISO 9001:2015) не предписывает конкретный формат карты процесса. Допустимы таблицы, блок-схемы, диаграммы SIPOC или Turtle. Turtle-диаграмма удобна тем, что одновременно охватывает все шесть требований п. 4.4.1 и привычна аудиторам органов по сертификации. Если у вас уже есть рабочий формат описания процессов — менять его на Turtle не обязательно.

Сколько карт процессов нужно для сертификации ИСО 9001?

Столько, сколько процессов в вашей СМК. Для малого предприятия это обычно 6-10 процессов, для среднего — 10-15, для крупного — 15-25. Важно не количество, а полнота: каждый значимый процесс, влияющий на качество продукции или услуги, должен иметь карту. Дробить процессы до десятков мелких карт не нужно — это усложняет систему без пользы.

Кто должен разрабатывать карты процессов?

Карту процесса разрабатывает владелец процесса при поддержке представителя руководства по качеству (менеджера по СМК). Владелец знает реальную логику процесса, входы и выходы, а менеджер по качеству обеспечивает соответствие требованиям стандарта. Утверждает карты высшее руководство в рамках документированной информации СМК.

Нужно ли указывать риски в карте процесса?

Да. Пункт 4.4.1 f) ИСО 9001 (ISO 9001:2015) прямо требует определить риски и возможности для процессов. Отсутствие раздела рисков в картах — частая причина замечаний на аудите. В шаблоне под каждой Turtle-диаграммой есть таблица рисков и возможностей процесса, связанная с реестром рисков (п. 6.1).

Как часто пересматривать карты процессов?

Карты пересматривают при изменении процесса (новое оборудование, изменение порядка работы, реорганизация) и не реже одного раза в год — в рамках анализа со стороны руководства (п. 9.3). Каждый пересмотр фиксируется через управление документированной информацией (п. 7.5): новая версия, дата, ответственный. Устаревшая карта, не отражающая реальный процесс, — основание для несоответствия.

Можно ли использовать один шаблон карты для всех процессов?

Да, и это рекомендуется. Единый формат Turtle-диаграммы для всех процессов упрощает работу аудитора и сотрудников: структура везде одинаковая, меняется только содержание. Шаблон как раз построен так — один лист карты копируется под каждый процесс реестра. Единообразие — признак зрелой СМК.

Итог

Карта процессов закрывает раздел 4.4 ИСО 9001 (ISO 9001:2015) — одно из ключевых требований к процессному подходу. Готовый шаблон с Turtle-диаграммой, реестром процессов и тремя примерами заполнения экономит недели работы и снимает большинство вопросов аудитора к описанию процессов СМК.

Нужна помощь с внедрением СМК или сертификацией ИСО 9001? Оставьте заявку — подберём решение и рассчитаем стоимость для вашей компании.

Скачать шаблон карты процессов (DOCX)

Оставить заявку

Читайте также

• Шаблон программы аудитов ИСО 9001
• Шаблон реестра рисков ИСО 9001
• Шаблон матрицы компетенций ИСО 9001
• Шаблон целей в области качества ИСО 9001
• Требования ИСО 9001:2015