Какие документы выдают после сертификации ИСО (ISO)

Какие документы выдают после сертификации ИСО (ISO): полный комплект

После сертификации ИСО (ISO) компания получает не один лист с печатью, а комплект: сам сертификат, его электронную копию, запись в реестре, по которой документ проверяют контрагенты, и документацию системы менеджмента, на основании которой сертификат оформлен. Каждый элемент нужен для своей задачи. Электронная копия уходит в заявку в день оформления, оригинал хранится у вас, запись в реестре подтверждает подлинность без вашего участия, документация отвечает на вопросы заказчика о том, как устроены процессы. Мы оформляем сертификаты ИСО в системе добровольной сертификации: дистанционно, выездной аудит не требуется, срок — от 1 дня, цена фиксированная, под ключ. Ниже — что именно входит в комплект, что проверить в документе в день получения, чего в комплекте нет и сколько он стоит.

Какие документы вы получаете после сертификации ИСО: перечень

Комплект одинаков для любого стандарта, который мы оформляем, — ИСО 9001, ИСО 14001, ИСО 45001 и других. Меняется обозначение стандарта на бланке и состав документации системы менеджмента, а структура пакета остаётся той же.

Главное, что стоит вынести из таблицы: юридический вес сертификата держится не на бумаге, а на записи в реестре. Бланк можно потерять, копию — переслать не тому адресату, а запись по регистрационному номеру остаётся и проверяется в любой момент. Поэтому оригинал важен для архива и для тех заказчиков, кто просит его предъявить, а для повседневной работы с закупками хватает электронной копии и номера.

Комплект документов мы описываем до оплаты — на консультации и в счёте. Если вашему заказчику нужен документ, которого в этом перечне нет, вы узнаете об этом заранее, а не после оформления.

Сертификат ИСО: какие поля на бланке и что проверить в день получения

Сертификат — основной документ комплекта. На бланке указаны регистрационный номер, наименование организации-заявителя с ИНН и адресом, обозначение стандарта, область сертификации, адреса площадок, даты начала и окончания действия, подпись уполномоченного лица и печать. Полный разбор того, как каждое поле читает проверяющий, — на странице сертификат соответствия ИСО.

Здесь — другое: что сделать вам самим в день, когда пришла электронная копия. Ошибку в документе проще всего поймать до того, как он ушёл заказчику.

1. Сверьте наименование организации с выпиской ЕГРЮЛ. Буква в букву, включая организационно-правовую форму и кавычки. Наименование в сертификате должно совпадать с тем, под которым вы подаёте заявку.
2. Проверьте ИНН и юридический адрес. Одна неверная цифра ИНН делает документ непригодным для сверки по реестру.
3. Прочитайте стандарт. Например, ИСО 9001 (ISO 9001:2015) — если заказчик просил именно его. Если запрашивали ИСО 45001 по охране труда, а в документе ИСО 9001, это другой документ, а не опечатка.
4. Сопоставьте область сертификации с предметом договора. В области должны быть названы те виды деятельности, которые вы выполняете для заказчика.
5. Посмотрите даты. Срок действия — 3 года с даты регистрации в реестре. Дату окончания стоит сразу поставить в календарь.
6. Найдите запись в реестре по номеру. Данные в реестре должны совпадать с бланком.

Всё, что вы найдёте на этом этапе, исправляется до отправки документа заказчику. Поэтому мы и присылаем электронную копию в день оформления: проверить её можно заранее, а не в день подачи заявки.

Электронная копия и оригинал: что отправлять заказчику

Электронная копия сертификата ИСО с подписью и печатью приходит в день оформления. Для подачи заявки на электронной площадке, заполнения анкеты поставщика или отправки документа контрагенту по почте её достаточно: заказчик всё равно сверяет не изображение, а запись в реестре.

Оригинал на бланке отправляем курьером или почтой по России. Он нужен в трёх ситуациях:

• заказчик в требованиях прямо попросил предъявить оригинал или нотариально заверенную копию;
• вы готовите бумажный комплект документов для конкурса, где заявки подаются на бумаге;
• документ хранится в архиве компании как подтверждающий для внутренних и внешних проверок.

Практический порядок такой. Электронную копию сохраните в общей папке отдела, который готовит заявки, рядом с выпиской ЕГРЮЛ и уставом, которые прикладывают к заявке вместе с ним. Оригинал храните у ответственного за систему менеджмента или в бухгалтерии вместе с учредительными документами. Копии, которые вы заверяете сами, делайте с оригинала, а не с распечатки файла.

Если срок подачи заявки близко, не ждите оригинала: подавайте с электронной копией. Именно для этого она и выдаётся в день оформления, а не вместе с бланком.

Запись в реестре: как контрагент проверит ваш сертификат ИСО

Сертификат ИСО, который мы оформляем, регистрируется в реестре системы добровольной сертификации. Регистрационный номер на бланке — это ключ к записи: по нему контрагент находит документ и сверяет данные без вашего участия.

Проверка со стороны заказчика выглядит так:

1. Берут регистрационный номер с копии, которую вы прислали.
2. Находят запись в реестре системы добровольной сертификации.
3. Сверяют наименование организации и ИНН с вашими реквизитами в заявке.
4. Читают стандарт, область сертификации и срок действия.

Если данные совпадают, вопросов к документу нет. Если запись не находится или реквизиты расходятся, документ не принимают — независимо от того, как он выглядит на бумаге. Поэтому запись в реестре — не приложение к сертификату, а то, что делает его проверяемым.

Отсюда же следует простая защита от подделок, о которой стоит знать и вам как заказчику услуги: прежде чем оплачивать оформление у любого исполнителя, спросите, в каком реестре будет зарегистрирован документ и как его найти по номеру. Подробнее о том, как проверить документ до оплаты, — в материале поддельный сертификат ИСО: чем грозит и как проверить.

Документация системы менеджмента в комплекте: что это и зачем она после оформления

Сертификат подтверждает соответствие системы менеджмента требованиям стандарта, и это соответствие опирается на документированную информацию. Для ИСО 9001 (ISO 9001:2015) это политика и цели в области качества, описание области применения системы менеджмента качества, карты процессов с входами, выходами и показателями, реестр рисков и возможностей, процедуры управления документами и записями. Мы помогаем собрать этот комплект при оформлении: смотрим, что уже есть в компании, и готовим недостающее под вашу специфику.

После получения сертификата эта документация работает на вас в трёх местах:

• Анкета поставщика. Крупные заказчики спрашивают не только номер сертификата, но и политику в области качества или описание процессов. Готовый документ отвечает на такой вопрос без отдельной подготовки.
• Ответы на вопросы проверяющего. Если служба безопасности контрагента уточняет, как у вас устроен контроль отклонений, ответ уже записан в процедуре.
• Внутренняя работа. Карта процессов и реестр рисков — рабочие инструменты руководителя, а не только приложение к сертификату.

Для других стандартов состав документации свой: для ИСО 14001 — экологические аспекты и обязательства, для ИСО 45001 — опасности и риски в области охраны труда. Принцип тот же: документация готовится под требования конкретного стандарта и под вашу деятельность, а не переносится из шаблона.

Если стандартов несколько: один сертификат или несколько

Когда компания оформляет сразу несколько стандартов — например, ИСО 9001, ИСО 14001 и ИСО 45001, — вопрос «сколько документов я получу» возникает первым. Ответ: на каждый стандарт выдаётся отдельный сертификат. Комплектом оформляется процедура и документация интегрированной системы менеджмента, а сертификаты отдельные, и каждый регистрируется в реестре и проверяется по нему независимо от остальных.

Это удобно на практике. Заказчик, которому нужен только сертификат по охране труда, получает ровно этот документ, без лишних страниц про экологию. А если один из стандартов вам перестанет быть нужен, остальные сертификаты от этого не меняются.

Арифметика комплекта проверяется сложением. Три стандарта по отдельности — 19 000 + 35 000 + 35 000 = 89 000 ₽, комплектом — 55 000 ₽, разница 34 000 ₽. Два стандарта по отдельности — 19 000 + 35 000 = 54 000 ₽, комплектом — 55 000 ₽, то есть на 1 000 ₽ дороже: смысл пары не в экономии, а в единой документации и одной процедуре. Если вам нужны ровно два стандарта, мы скажем об этом прямо и предложим оформить их по отдельности. Подробности — на странице интегрированной системы менеджмента.

Чего в комплекте нет — и почему мы говорим об этом заранее

Чем точнее вы знаете границы комплекта до оплаты, тем меньше шансов, что документ не подойдёт под требование заказчика. Поэтому перечисляем прямо, что мы не выдаём.

Каждая строка этой таблицы снимает конкретный сценарий возврата. Если в требованиях заказчика написано «сертификат органа, аккредитованного в национальной системе аккредитации» — это не наш документ, и правильнее узнать это до счёта. Разница между схемами разобрана в ответе чем сертификация отличается от аккредитации. Если просят документ на партию продукции, а не на компанию, нужен документ по техрегламенту.

Если в требовании просто «сертификат ИСО 9001», «сертификат соответствия СМК» или «наличие сертифицированной системы менеджмента качества», это закрывается нашим документом. Разбор таких формулировок с вердиктом по каждой — на странице сертификат СМК ИСО 9001. Спорную формулировку присылайте дословно: мы прочитаем её и ответим до оплаты.

Сколько стоит комплект документов и как его заказать

Цена в нашей модели одна и итоговая: в неё входят консультация и формулировка области, проверка и подготовка документации системы менеджмента, экспертиза, оформление и регистрация сертификата в реестре, электронная копия и доставка оригинала. Отдельной оплаты органа по сертификации нет, доплат за число сотрудников или площадок нет.

Полный прайс по всем стандартам — на странице стоимости сертификации.

Порядок заказа:

1. Пришлите задачу. Какой стандарт нужен и для чего: тендер, анкета поставщика, требование головной компании. Лучше — дословная формулировка требования заказчика.
2. Согласуем область сертификации. Вы называете, что поставляете или выполняете, мы формулируем область так, чтобы предмет договора в неё попадал.
3. Передайте реквизиты. Наименование как в ЕГРЮЛ, ИНН, адрес, контактное лицо. Приезжать никуда не нужно.
4. Экспертиза и оформление. Готовим недостающую документацию, проводим экспертизу, оформляем и регистрируем сертификат в реестре. Срок — от 1 дня.
5. Получаете комплект. Электронная копия — в день оформления, оригинал — курьером или почтой.

Карточка услуги по самому востребованному стандарту — сертификация ИСО 9001, каталог всех стандартов — на странице услуг по сертификации ИСО.

Ошибки при заказе, из-за которых документы приходится оформлять заново

Ошибки в комплекте документов закладываются не при оформлении, а в момент заказа — в тех сведениях, которые вы передаёте. Ниже то, что стоит проверить до оплаты, у любого исполнителя.

1. Наименование организации записали по памяти, а не по выписке ЕГРЮЛ. «ООО Стройтехмонтаж» и «ООО «СТМ»» для проверяющего — разные организации. Наименование, ИНН и адрес копируйте из свежей выписки, а не из подписи в письме.
2. Область сертификации сформулировали «на всякий случай» широко. Формулировка «выполнение работ и оказание услуг» не называет ни одного конкретного вида деятельности, и проверяющий не может сопоставить её с предметом договора. Область должна называть ваши работы теми же словами, что и договор.
3. Заказали стандарт «основной», а не запрошенный. Если заказчик просит ИСО 45001, сертификат ИСО 9001 его требование не закрывает. Стандарт в документе должен совпадать с запрошенным буквально.
4. Взяли комплект ради экономии, которой нет. Пара стандартов комплектом стоит 55 000 ₽, раздельно — 54 000 ₽. Экономия появляется с трёх стандартов. Считайте сложением до заказа.
5. Не прочитали требование целиком. Если в нём указан сертификат аккредитованного органа, нужна другая схема — такую услугу мы не оказываем, и вы узнаете об этом до счёта, если пришлёте формулировку дословно.
6. Ждали оригинал вместо того, чтобы подать с копией. Электронная копия с подписью и печатью приходит в день оформления, и для электронной заявки её достаточно. Ожидание бланка не должно сдвигать подачу.

Каждую из этих ошибок мы разбираем на бесплатной консультации до оплаты: смотрим требование, реквизиты и предмет договора и говорим, что в них поправить.

Что делать с документами после получения

Сертификат действует 3 года, и за это время с ним случается несколько типовых событий. Подготовиться к ним проще сразу.

Смена реквизитов компании. Если организация сменила наименование или адрес, данные в сертификате и в реестре перестают совпадать с вашими реквизитами, и проверяющий увидит расхождение. Сообщите нам об изменении до того, как подавать документ в новую закупку: мы скажем, что нужно сделать, чтобы данные снова совпадали.

Расширение деятельности. Если компания вышла в смежный вид работ, проверьте, покрывает ли его область сертификации. Документ, в котором нет нужного вида деятельности, формально действителен, но к конкретной заявке может не подойти.

Окончание срока. Когда три года истекают, документ перестаёт быть действующим, и для новых заявок нужен новый сертификат. Дату окончания поставьте в календарь в день получения — просроченный сертификат отклоняют без чтения остальных полей. Что происходит при истечении срока, разобрано в ответе что будет, если не продлить сертификат ИСО.

Новый заказчик просит другой стандарт. Сертификат ИСО 9001 не заменяет ИСО 14001 или ИСО 45001: стандарт в документе должен совпадать с запрошенным. Недостающий стандарт оформляется отдельным сертификатом в тот же срок — от 1 дня.

Часто задаваемые вопросы

Какие документы выдают после сертификации ИСО?

Сертификат соответствия ИСО на бланке с подписью и печатью, его электронную копию в день оформления и запись в реестре системы добровольной сертификации, по которой документ проверяют контрагенты. В ходе оформления готовится документация системы менеджмента: политика, цели, карты процессов, реестр рисков, процедуры. Область сертификации согласуется с вами до оформления.

Достаточно ли электронной копии сертификата для тендера?

Для заявки на электронной площадке и для анкеты поставщика — да: заказчик сверяет данные по записи в реестре, а не по изображению. Оригинал нужен, если в требованиях прямо указано предъявить его или нотариально заверенную копию. Поэтому электронную копию мы присылаем в день оформления, не дожидаясь доставки бланка.

Сколько сертификатов я получу, если оформляю несколько стандартов?

По одному на каждый стандарт. Комплектом оформляются процедура и документация интегрированной системы менеджмента, а сертификаты выдаются отдельные, каждый со своей записью в реестре. Так заказчик получает ровно тот документ, который запросил.

Можно ли размещать знак ИСО на продукции после сертификации?

Права на использование знаков соответствия в наш комплект не входят, и мы их не передаём. Сертификат ИСО подтверждает систему менеджмента организации, а не качество конкретной продукции. Сообщить о сертификации можно текстом: номер документа, стандарт и указание на запись в реестре, по которой его проверит любой контрагент.

Выдаётся ли сертификат ИСО на английском языке?

Возможность уточняется при заявке, до выставления счёта, заранее мы её не обещаем. Если вам нужна версия на английском, напишите об этом в заявке — ответим до оплаты. Для работы с российскими заказчиками достаточно документа на русском языке с записью в реестре.

Что делать, если оригинал сертификата потерян?

Запись в реестре от бланка не зависит: контрагент проверяет документ по регистрационному номеру, и эта запись сохраняется весь срок действия. Электронная копия с подписью и печатью у вас остаётся, и для электронных заявок её достаточно. По восстановлению бумажного оригинала напишите нам — ответим, что для этого нужно.

Сколько стоит сертификат ИСО и есть ли доплаты за документы?

Сертификат ИСО 9001 — 19 000 ₽ под ключ, ИСО 14001 и ИСО 45001 — по 35 000 ₽, цены по остальным стандартам — в прайсе. В цену входят подготовка документации, экспертиза, оформление, регистрация в реестре, электронная копия и доставка оригинала. Доплат нет, сумма в счёте итоговая.

Итог

После сертификации ИСО вы получаете сертификат на бланке, его электронную копию в день оформления, запись в реестре, по которой документ проверяют контрагенты, и документацию системы менеджмента. Проверить документ стоит в день получения электронной копии: наименование, ИНН, стандарт, область и даты. Чего в комплекте нет, мы называем до оплаты: прав на знаки соответствия и документов на продукцию в нём нет, а сертификацию через аккредитованный орган мы не оказываем.

Нужен сертификат ИСО с полным комплектом документов? Пришлите задачу или формулировку требования заказчика — согласуем область, назовём цену и срок. Оформление от 1 дня, электронная копия в день оформления.

Оставить заявку

Читайте также

• Сертификация ИСО 9001 (ISO 9001) — порядок оформления и цена
• Сертификат соответствия ИСО (ISO) — что это за документ
• Сертификат СМК ИСО 9001 — какие требования закупок он закрывает
• Поддельный сертификат ИСО — как проверить до оплаты
• Стоимость сертификации ИСО — полный прайс