Что будет, если не продлить сертификат ИСО вовремя?
Когда срок действия сертификата ИСО (ISO) истекает, документ перестаёт быть действующим: ссылаться на него в заявках, договорах и на сайте больше нельзя, а проверка по реестру покажет дату окончания. Сам по себе «продлить» истёкший сертификат нельзя — оформляется новый. Для сертификата ИСО 9001 (ISO 9001:2015) в нашей модели это 19 000 ₽ под ключ, срок от 1 дня, дистанционно и без выездного аудита — по действующему прайсу на дату заказа.
Подробный ответ
Сертификат, который мы оформляем, действует 3 года с даты регистрации в реестре системы добровольной сертификации. В течение этого срока никаких промежуточных платежей и проверок с нашей стороны нет: цена под ключ закрывает весь цикл оформления. Поэтому вопрос «что будет, если не продлить» для нашего клиента сводится к одному событию — наступлению даты окончания, указанной на бланке.
В интернете на этот вопрос часто отвечают описанием другой схемы, где орган по сертификации проводит периодические проверки в течение срока действия и может приостановить документ между ними. Это порядок международной схемы с аккредитованным органом — такую услугу мы не оказываем, и к сертификату, который оформляем мы, он отношения не имеет. Если ваш заказчик требует именно такой формат, скажите об этом на консультации: разница схем разобрана в ответе чем сертификация отличается от аккредитации.
Ниже — что реально происходит после даты окончания и как не оказаться без действующего документа в момент, когда он нужен.
Заявки и закупки
Если в требованиях к участнику есть действующий сертификат ИСО, просроченный документ его не закрывает. Проверяющий первым делом смотрит стандарт, область и даты, и документ с истёкшим сроком отклоняют, не читая остальных полей. Указывать в заявке истёкший сертификат как действующий нельзя — это недостоверные сведения об участнике. Важно и обратное: сам по себе действующий сертификат не гарантирует допуска к закупке — заказчик сверяет его с собственными требованиями, поэтому формулировку требования стоит прислать нам до оплаты.
Договоры с контрагентами
Крупные покупатели часто прописывают в договоре поставки или в анкете квалификации поставщика требование действующего сертификата ИСО 9001. Что будет при истечении — зависит от текста конкретного договора: обычно контрагент запрашивает новый документ, а пока его нет, может приостановить квалификацию или перенести поставщика в резерв. Откройте договор заранее: там же, как правило, указан срок, за который нужно предоставить новый сертификат.
Сайт, коммерческие предложения, упаковка
Упоминание сертификата в маркетинговых материалах после даты окончания вводит в заблуждение: любой клиент может проверить запись в реестре и увидит срок. Уберите упоминание или замените его данными нового документа сразу после оформления.
Система менеджмента
На саму систему менеджмента качества истечение срока документа не влияет: внутренние аудиты, анализ со стороны руководства и записи вы ведёте для себя, а не для бланка. Сертификат подтверждает соответствие на дату оформления — поэтому при новом оформлении удобнее, если документация СМК актуальна и не требует переделки.
Что делать, если сертификат ИСО истёк
Порядок тот же, что и при первом оформлении, и занимает он столько же — от 1 дня.
| Шаг | Что происходит | Срок |
|---|---|---|
| 1. Заявка | Присылаете реквизиты, стандарт и требование заказчика, если оно есть | В день обращения |
| 2. Согласование области | Сверяем виды деятельности и площадки — изменились ли они за 3 года | От нескольких часов |
| 3. Документация | Проверяем, что документация СМК соответствует текущим процессам; недостающее готовим | Входит в срок оформления |
| 4. Оформление и регистрация | Оформляем новый сертификат и регистрируем его в реестре | От 1 дня |
| 5. Электронная копия | Получаете копию с подписью и печатью для заявок | В день оформления |
| 6. Оригинал | Отправляем бланк курьером или почтой | После оформления |
Чем этот путь отличается от того, что описывают в статьях о другой схеме, видно в сравнении:
| Параметр | Сертификат, который оформляем мы | Сертификат органа с периодическими проверками |
|---|---|---|
| Срок действия | 3 года с даты регистрации в реестре | Определяется правилами схемы и органом |
| Платежи в течение срока | Отсутствуют — цена итоговая | Определяются органом |
| Что делать по истечении | Оформить новый сертификат по действующему прайсу | Порядок определяет орган |
| Выезд к вам | Не требуется | Обычно требуется |
| Срок оформления | От 1 дня | Месяцы подготовки плюс проверка на площадке |
Стоимость нового оформления — по действующему прайсу на дату заказа: ИСО 9001 — 19 000 ₽, ИСО 14001 и ИСО 45001 — по 35 000 ₽, интегрированная система ИСО 9001 + 14001 + 45001 — 55 000 ₽. Доплат за «просрочку» нет: новый сертификат оформляется так же, как первый.
Если сроки горят
Если заявка в закупку или запрос контрагента уже на руках, а сертификат истёк, не ждите бумажного оригинала: электронная копия выдаётся в день оформления и подходит для электронных заявок. Пришлите формулировку требования вместе с заявкой — проверим, подойдёт ли наш документ, до оплаты, чтобы вы не потратили день на бланк, который заказчик не примет.
Как узнать дату окончания и проверить статус
Дата окончания указана в двух местах, и смотреть стоит в оба:
- На бланке сертификата — рядом с регистрационным номером стоят даты начала и окончания действия. Если у вас только электронная копия, даты на ней те же, что на оригинале.
- В записи реестра — по регистрационному номеру. Это то место, куда смотрит проверяющий у заказчика, поэтому именно запись в реестре — окончательный ответ на вопрос «действует ли документ сегодня».
Если даты на бланке и в реестре не совпадают или запись не находится, напишите нам с регистрационным номером — разберёмся до того, как документ уйдёт в заявку.
Отдельно проверьте, совпадают ли данные в сертификате с текущими реквизитами компании. Если за 3 года сменилось наименование, ИНН или адрес площадки, проверяющий может отклонить документ даже до даты окончания: организация в заявке и организация в сертификате должны быть одной и той же. Новое оформление — удобный момент привести всё к актуальным данным.
Типичные ошибки при окончании срока
- Ждать, пока заказчик напомнит. Обычно он узнаёт о просрочке из отклонённой заявки, а не из письма поставщику.
- Подавать старый документ «пока оформляется новый». Истёкший сертификат требование не закрывает ни в один из дней после даты окончания.
- Оформлять новый сертификат на старую область, не сверив, что изменилось в деятельности за 3 года.
- Путать сертификат с документами СМК. Документация системы менеджмента не «истекает» вместе с бланком — её достаточно актуализировать, а не писать заново.
Как не допустить просрочку
- Поставьте дату окончания в календарь в день получения сертификата — с напоминанием за 1–2 месяца. Дата указана на бланке и в записи реестра.
- Сверьтесь с графиком закупок и договоров. Если крупная заявка приходится на последние недели срока действия, новый сертификат лучше оформить заранее, чтобы он действовал на всю дату исполнения контракта.
- Назначьте ответственного — обычно это представитель руководства по качеству или специалист по закупкам.
- Проверьте, не изменилась ли область. Новые виды деятельности или площадки за 3 года — повод уточнить область при новом оформлении, а не после отказа заказчика.
Состав комплекта, который вы получите при новом оформлении, и что проверить в документе в день получения, разобраны в материале какие документы выдают после сертификации ИСО.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать просроченный сертификат ИСО в заявке на закупку?
Нет. Проверяющий смотрит дату окончания на бланке и в реестре, и документ с истёкшим сроком требование не закрывает — заявку отклоняют. Указывать истёкший сертификат как действующий нельзя. Если сроки подачи близко, оформите новый сертификат: срок — от 1 дня, электронная копия выдаётся в день оформления.
Можно ли продлить сертификат ИСО после окончания срока?
Нет, продлить истёкший документ нельзя — оформляется новый сертификат. Для сертификата, который оформляем мы, по истечении 3 лет он оформляется заново по действующему прайсу: ИСО 9001 — 19 000 ₽ под ключ, срок от 1 дня, без выездного аудита.
Нужно ли проходить проверки в течение срока действия сертификата?
Для сертификата, который оформляем мы, — нет: в течение 3 лет с даты регистрации промежуточных платежей и проверок с нашей стороны не предусмотрено. Периодические проверки органа — это порядок другой, международной схемы с аккредитованным органом; такую услугу мы не оказываем.
Сколько стоит оформить новый сертификат ИСО 9001, если старый истёк?
Столько же, сколько первое оформление, — по действующему прайсу на дату заказа. Сейчас это 19 000 ₽ под ключ для ИСО 9001 (ISO 9001:2015), 35 000 ₽ для ИСО 14001 и ИСО 45001. Доплат за просрочку нет, цена итоговая.
Сколько времени займёт новое оформление?
От 1 дня с момента подачи документов. Если область деятельности и площадки за 3 года не изменились, а документация СМК актуальна, оформление проходит так же быстро, как первое. Электронную копию вы получаете в день оформления, оригинал — курьером или почтой.
Можно ли оформить новый сертификат заранее, до окончания старого?
Да. Если на последние недели срока действия приходится крупная заявка или контракт, новый сертификат удобнее оформить заблаговременно — тогда он будет действовать на всю дату исполнения. Срок нового документа — 3 года с даты его регистрации в реестре.
Связанные вопросы
- Сколько стоит поддержание сертификата ИСО в год
- Какие документы выдают после сертификации ИСО
- Сертификат соответствия ИСО: что в нём указано
- Чем сертификация отличается от аккредитации
- Сертификация ИСО 9001 — 19 000 ₽ под ключ
- Цены на сертификацию ИСО
Сертификат ИСО истекает или уже истёк? Оставьте заявку — оформим новый сертификат ИСО 9001 за 19 000 ₽ под ключ, от 1 дня, электронная копия в день оформления.